如何有效安排琐碎时间

2018-01-12 08:53:29来源:九博人才网

越来越多的职场人发现,工作时间变得零碎起来:查看邮件时不由自主地上网“冲浪”;碰上个“极品”客户难以遏制发微博的冲动;正想打业务电话人事部门却让填表格;好不容易排除干扰想工作了,却又不得不去修理“罢工”的打印机……,也是这样的忙了一天,不知道每天主要做什么。


“时间碎片”,自己制造出来的


李忻然准备在上午赶完一份报表,并打几个电话核查一下数据。她正按着号码,“嘀嘀……”QQ上中学同学陈杰的头像闪了起来,说是商量下周同学聚会的相关事宜。于是,两人在QQ上你来我往,一会是笑脸,一会是鲜花,本来一个电话就能解决的事,再QQshang却聊了半天还没过瘾,不知不觉竟然快到午饭时间了。


看着桌面上没有完成的报表,李忻然直犯嘀咕:怎么回个信息,就耽搁了一个上午?


为了接收客户的模板,张亮一早就上了QQ,可几百兆一时半会儿也下不完,于是就顺便浏览新闻;可浏览网页不免影响下载速度,模板传了几个小时,传来之后又因为格式问题不得不下载软件,再加上午饭时间,到真正打开模板已经过了5小时。后来跟客户沟通后才知道,两家的办公楼只差500米,直接取样绝对快多了。


何丽是一个“微博控”,碰上什么新鲜事,总是忍不住拿出手机发微博。刚开始,她还为创意工作中这种难得的头脑休息感到振奋,甚至觉得勤发微博给了不少灵感。但她很快就发现:“微博本来是利用碎片时间,现在则是在制造时间碎片。”


工作中,无论你多么谨慎地安排工作,总会出现这样那样的“时间碎片”:乘坐的公交车晚点你只好耐心等待;开会时有些同事迟到你又得等着;正处理邮件突然遭遇网络掉线你还得等……


管理“时间碎片”的有效几招


作为时间管理专家,机构高级协调员沈敏吉表示:“目前,大多数白领工作环境相对宽松,可以自由上网、聊天,时不时弹出的QQ、MSN消息,很容易打乱工作节奏,很少能长时间集中注意力,导致工作效率低下。”




所以,在web2.0工具泛滥的今天,杜绝“碎片时间”是找回工作效率的首要办法。


沈敏吉建议:职场人可以从以下几点开始做起。


1) 上班时间尽量不开QQ、MSN。


2) 其次,每天上班的前一两个小时是精力最集中时段,保证用这段时间去处理最重要的工作。


3) 再次,一个问题如果用QQ、MSN三句话无法解释清楚,就直接用电话沟通。最后,两分钟内无法完成的临时任务,如果不是紧急就延后,先解决当务之急。


一些碎片时间可以利用


无论如何规划,总有一些“碎片时间”无法避免。沈敏吉建议,既然无法避免,不妨主动利用。“碎片时间”最适合用来处理琐碎事务,每天可以事先在记事本或手机上做记录,记下需要打的非重要电话、购买的小物品、查询的相关资料等,并按完成时间进行分类。之后一旦碰上“碎片时间”,那么只需要拿出这个记录直接照作就行。


李忻然也有自己的小窍门:她常常会预估碎片发生的情况,如果是经常遇上的“碎片时间”, 那么她会安排同时做两件事。比如,她要打电话核实数据,这肯定需要频繁地进行来回沟通,在几段等待对方回复电话的时间里,就抽空去做一部分报表,或者分类 整理一些单据。何丽的方法使是尽量集中办事,比如她这一天既要开会又要拜访几位客户,那么她会是把拜访客户安排在一起,完成后再开会。




其实无论什么方法和窍门,关键是树立起利用“碎片时间”的意识。某种程度上,时间被碎片化是现代社会一个不可逆转的趋势。对职场人而言,谁能利用好“碎片时间”,谁就能在工作中脱颖而出。只有懒散的人把生活和工作搞得一塌糊涂,懒散的人无所事事,最后走向堕落,一事无成。



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